누구나 Inbox Zero 를 꿈꾸지만 현실은 녹록치 못하다. 늘어만 가는 읽지 않은 메시지를 보다 못해 한 번 간단히 통계를 내 보았다.

우선 지난 4주간의 요일별 메일 유입량 평균은 대략 다음과 같았다.

• 토+일+월요일: 90통/일
• 화요일: 110통/일
• 수요일: 115통/일
• 목요일: 180통/일
• 금요일: 100통/일 (편차가 다소 큼)

직원의 대부분이 북미와 유렵에 분포되어 있다 보니 요일의 시작이 화요일처럼 나타나는 것이 특징이라면 특징이다.

RSS 리더로는 169개의 블로그를 구독하며, 들어오는 블로그 포스트는 약 40통/일이었다.

현재 읽지 않은 메일은 1850통, 읽지 않은 블로그 포스트는 483개다. (좌절) 이렇게 계산해 보니 하루에 어느 정도의 메일과 블로그 포스트를 읽어야 현 상황을 개선할 수 있을 지 두리뭉실하게나마 감이 잡힌다.

그러나 아직도 파악되지 않은 것이 너무도 많다. 하루에 얼마나 오랜 시간을 메일 및 블로그 구독에 할애해야 하는가? 하루에 180통이 오는 목요일엔 하루 종일 메일만 붙들고 앉아 있어야 한단 말인가? 글로벌 기업, 더군다나 재택 근무자가 많은 부서의 특성상 거의 대부분의 의사 소통이 메일로 이루어짐을 감안한다면 이것은 많은 양인가, 아니면 적은 양인가?

이런 고민은 근본적으로는 메일을 통한 여러 시간대에 걸친 협업에 아직도 익숙해지지 못했기 때문이 아닌가 생각한다.

메신저나 입을 통해 직접 말을 거는 것과는 달리 메일은 즉각적인 주의를 요하지 않기 때문에 컨텍스트 스위칭 비용은 낮아지나 백로그가 길어진다. 컨텍스트 스위칭이 업무 효율에 악영향을 미치는 주요한 요인이지만 백로그가 길어질 경우 발생하는 심리적 압박 또한 무시할 수 없다. GTD 에서는 이 문제를 중요하게 다루고 있다.

이에 더해, 마이너한 시간대에 근무하는 것은 백로그 문제를 심화시킨다. 자고 일어나 보면 메일이 100통씩 와 있는 것이 일상이다. 백로그가 길어졌으므로 논의를 따라 잡는 데 훨씬 많은 노력이 든다. 또한 논의에 참여하기에는 너무 늦어버려 단지 따라잡는 데 그치고 말곤 하여 하루를 좌절감으로 시작하기도 한다.

어떻게 극복할 것인가? 좋은 방법이 떠오르지 않는다. 따라잡는 것 조차 벅차다. 막연한 낙관론보다는 적극적인 대처가 필요한 시점이다.

Everyone dreams about Inbox Zero, but the reality is cruel. I couldn’t stand the ever-increasing number of my unread messages, so I did a very simple math.
First off, the following list summarizes the average number of incoming messages for each day of week.

• Sat+Sun+Mon: 90 msgs/day
• Tue: 110 msgs/day
• Wed: 115 msgs/day
• Thu: 180 msgs/day
• Fri: 100 msgs/day (somewhat large deviation)

One interesting property of this data is that the beginning of a week looks like Tuesday. It’s because most employees are distributed in North America and Europe while I live in South Korea, which is a minor time zone.
I subscribed to 169 blogs, and that is about 40 new posts per day.
Currently, I have 1850 unread messages and 483 unread blog posts. (Depressed) After the simplistic math, now I can at least guess how many messages and blog posts I have to read to improve the current situation.
However, there are so many things to figure out. How many hours should I spend for reading e-mails and blogs? Should I spend my whole day for catching up the incoming messages on Thursday, where 180 messages come from? Is this a large amount or not considering that I am a remote worker of a global company?
I vaguely guess this issue might be because I am still not used to multi time zone collaboration via e-mail.
Unlike instant messaging and offline conversations, e-mail does not require immediate attention. Because of this property, e-mail decreases the cost of context switching while it increases the size of the backlog. Although the cost of context switching is known to be a major cause of poor productivity, the psychological pressure of the increasing backlog shouldn’t be ignored. The famous GTD book dedicates its whole pages about the backlog problem.
What makes the backlog problem worse is working in a minor time zone. If you get up in the morning, it’s usual to see about 100 messages which were sent overnight. As the backlog gets longer, it costs more effort to catch up the discussion. Moreover, you often end up with just ‘catching up’ rather than ‘actively participating’ because it’s too late. It sometimes makes a depressed start of a day.
How should I overcome this? I can’t think of a good solution. I am already busy enough with merely catching up. It’s time to deal with it actively instead of leaning on vague optimism.