끝도 없이 쌓이는 메일 따라잡기

누구나 Inbox Zero 를 꿈꾸지만 현실은 녹록치 못하다. 늘어만 가는 읽지 않은 메시지를 보다 못해 한 번 간단히 통계를 내 보았다.

우선 지난 4주간의 요일별 메일 유입량 평균은 대략 다음과 같았다.

  • 토+일+월요일: 90통/일
  • 화요일: 110통/일
  • 수요일: 115통/일
  • 목요일: 180통/일
  • 금요일: 100통/일 (편차가 다소 큼)

직원의 대부분이 북미와 유렵에 분포되어 있다 보니 요일의 시작이 화요일처럼 나타나는 것이 특징이라면 특징이다.

RSS 리더로는 169개의 블로그를 구독하며, 들어오는 블로그 포스트는 약 40통/일이었다.

현재 읽지 않은 메일은 1850통, 읽지 않은 블로그 포스트는 483개다. (좌절) 이렇게 계산해 보니 하루에 어느 정도의 메일과 블로그 포스트를 읽어야 현 상황을 개선할 수 있을 지 두리뭉실하게나마 감이 잡힌다.

그러나 아직도 파악되지 않은 것이 너무도 많다. 하루에 얼마나 오랜 시간을 메일 및 블로그 구독에 할애해야 하는가? 하루에 180통이 오는 목요일엔 하루 종일 메일만 붙들고 앉아 있어야 한단 말인가? 글로벌 기업, 더군다나 재택 근무자가 많은 부서의 특성상 거의 대부분의 의사 소통이 메일로 이루어짐을 감안한다면 이것은 많은 양인가, 아니면 적은 양인가?

이런 고민은 근본적으로는 메일을 통한 여러 시간대에 걸친 협업에 아직도 익숙해지지 못했기 때문이 아닌가 생각한다.

메신저나 입을 통해 직접 말을 거는 것과는 달리 메일은 즉각적인 주의를 요하지 않기 때문에 컨텍스트 스위칭 비용은 낮아지나 백로그가 길어진다. 컨텍스트 스위칭이 업무 효율에 악영향을 미치는 주요한 요인이지만 백로그가 길어질 경우 발생하는 심리적 압박 또한 무시할 수 없다. GTD 에서는 이 문제를 중요하게 다루고 있다.

이에 더해, 마이너한 시간대에 근무하는 것은 백로그 문제를 심화시킨다. 자고 일어나 보면 메일이 100통씩 와 있는 것이 일상이다. 백로그가 길어졌으므로 논의를 따라 잡는 데 훨씬 많은 노력이 든다. 또한 논의에 참여하기에는 너무 늦어버려 단지 따라잡는 데 그치고 말곤 하여 하루를 좌절감으로 시작하기도 한다.

어떻게 극복할 것인가? 좋은 방법이 떠오르지 않는다. 따라잡는 것 조차 벅차다. 막연한 낙관론보다는 적극적인 대처가 필요한 시점이다.

2 Comments 끝도 없이 쌓이는 메일 따라잡기

  1. geek2live

    적당한 도구를 이용해서 효과가 어떤지 한동안 테스트해보실 것을 권해드립니다. 개인적으로 추천하고 싶은 도구로는

    Gmail : http://kr.geek2live.org/249

    ActiveInbox for Gmail: http://www.activeinboxhq.com/index.html
    Firefox와 구글크롬을 모두 지원하는 플러그인으로 Gmail에서 GTD 방법론을 구현할 수 있으며 무료와 프리미엄 옵션 두가지가 있는데 후자의 경우는 스케줄과 due date설정도 가능합니다.

    이외에 추천하고 싶은 블로그와 글들이 있다면
    http://timemanagementninja.com/best-of/

    도움이 되셨으면 합니다:)

    Reply
  2. 최재훈

    전 아직 덜한데 주변 분들 보니까 평균 100통씩은 받나 보더라구요. 확실히 시간 소모적이긴 합니다. 저도…. 많이 받는데 80%는 안 읽는 특정 통지 이메일 같은 건 아예 무시하다 누가 말해주면 읽고 그럽니다. _

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